Jak założyć działalność spedycyjną? Formalności, koszty, uwarunkowania

Spedytor, czyli kto?

Zgodnie z nazwą sektora TSL, spedycja stanowi jego kluczowy element i podobnie jak litera “S” w tym skrócie, znajduje się w centrum procesu transportu towarów. Spedytor pełni rolę pośrednika między nadawcą i odbiorcą ładunku, którego zadaniem jest organizacja skutecznego, bezpiecznego i optymalnego ekonomicznie przewozu. Spedytor wycenia usługi transportowe, czuwa nad przebiegiem transportu, jest pierwszym kontaktem w razie problemów i monitoruje płatności między zleceniodawcą a zleceniobiorcą. W razie potrzeby służy każdej ze stron radą w każdej kwestii, która może się pojawić. 

- By skutecznie realizować te zadania, spedytor musi świetnie znać rynek i dysponować szeroką siecią kontaktów, zwłaszcza wśród firm transportowych gotowych podjąć zlecone ładunki. Z tego powodu transfer z sektora transportu do spedycji lub rozszerzenie obecnej działalności o ten aspekt to często naturalna i najbardziej intuicyjna droga, dająca największe szanse na sukces własnej działalności. Oszacowanie swoich szans i możliwości w tym względzie to pierwsze i najważniejsze  zadanie potencjalnego spedytora – radzi Jakub Gwiazdowski, Head of Partnership & Relations w Transcash.

Założenie działalności spedycyjnej wymaga dodatkowych formalności, ponieważ w Polsce jest to działalność regulowana ustawowo i wymagająca uzyskania licencji.  Świadczenie usług w postaci pośrednictwa przy przewozie rzeczy (jak formalnie określa się spedycję) podlega pod  przepisy Ustawy prawo o transporcie drogowym (art. 5 b ust. 2 i 3). 

Zanim zostaniesz spedycją - załóż firmę

By móc prowadzić firmę spedycyjną, konieczne jest założenie standardowej działalności gospodarczej.  Podstawą jest zarejestrowanie działalności o tym charakterze w CEIDG lub KRS, w zależności od jej typu. Spółki cywilne i jednoosobowe działalności gospodarcze są rejestrowane w CEIDG, a pozostałe - w KRS. To pozwala uzyskać kluczowe dla prowadzenia działalności numery NIP i REGON. W praktyce, spedytorzy najczęściej decydują się założenie spółki kapitałowej, zwykle w typie z o.o.

Przy zakładaniu działalności spedycyjnej we wniosku należy wybrać numer PKD 52.29.C „działalność pozostałych agencji spedycyjnych”. Po rejestracji musi nastąpić zgłoszenie do ZUS oraz wybór rodzaju opodatkowania, w tym zgłoszenie się jako płatnik VAT poprzez wypełnienie i wysłanie formularza VAT-R.

Wspomniane kroki musi wypełnić niemal każdy przedsiębiorca (szczegółowy zakres czynności wynika z wybranego rodzaju działalności), ale w przypadku spedycji w grę wchodzą wymogi dodatkowe, a najważniejszym z nich jest uzyskanie licencji spedycyjnej. 

Warunki uzyskania licencji spedycyjnej

By móc wykonywać zawód spedytora zgodnie z prawem, konieczna jest licencja spedycyjna, formalnie – licencja na wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie.

Przedsiębiorca, których chciałby ją zdobyć, musi spełnić kilka warunków:

• Dobra   reputacja – wymóg dobrej reputacji sprowadza się do niekaralności, zaświadczenie na ten temat trzeba dołączyć do wniosku o wydanie licencji.        

• Certyfikat Kompetencji Zawodowych w transporcie drogowym – posiadać go musi przynajmniej jedna osoba związana z firmą. Do wniosku trzeba dołączyć kopie certyfikatu oraz oświadczenie osoby zarządzającej transportem drogowym w firmie.

• Zdolność finansowa - firma, która ubiega się o licencję spedycyjną, musi dysponować majątkiem lub środkami finansowymi w wysokości         50 tys. euro, przy czym w skład tego majątku wchodzić mogą również nieruchomości.       

Do uzyskania licencji spedycyjnej nie wymaga się ukończenia szkolenia czy egzaminu, jest przyznawana po spełnieniu warunków ustawowych.

Jest przyznawana na okres od 2 do nawet 50 lat, co wiąże się z kosztami w przedziale od 800 do 1000 zł. Wniesienie opłaty w wysokości 1000 zł pozwala uzyskać licencję ważną nawet przez 50 lat od chwili wydania. 

Gdzie uzyskać licencję spedycyjną?

Zgodnie z zapisami ustawy o transporcie drogowym, organem odpowiedzialnym za udzielenie omawianej licencji jest starosta powiatowy właściwy dla adresu siedziby firmy ubiegającej się o jej wydanie.

Do urzędu trzeba zanieść wypełniony wniosek i dokumenty poświadczające spełnienie wymogów ustawowych, przy czym obecnie stosowny wniosek można wypełnić także przez Internet. Na wydanie licencji spedycyjnej zwykle czeka się do 30 dni, o ile wniosku lub dokumentów nie trzeba korygować lub uzupełniać.

Każdy przedsiębiorca, który chce prowadzić działalność spedycyjną musi uzyskać licencję. Jeśli zostanie przyłapany na jej braku, zgodnie z ustawą może zapłacić karę w wysokości nawet 12 tys. zł.

Ubezpieczenie OC spedytora (OCS)

Ubezpieczenie OC spedytora (odpowiedzialności cywilnej spedytora) to specjalistyczne ubezpieczenie, które chroni przed finansowymi skutkami roszczeń wynikających z błędów lub zaniedbań w wykonywaniu usług organizacji przewozu. W przeciwieństwie do standardowego OC, posiadanie go nie jest obowiązkowe, ale pożądane. 

- Działalność w branży TSL jest obarczona sporym ryzykiem związanym nie tylko z kondycją towaru, ale też dokumentacją przewozu,  pakowaniem przesyłek, kontrolą celną oraz ładunkiem czy rozładunkiem. Jeśli w wyniku błędów spedytora, w zakresie opisanym w OWU (ogólnych warunkach ubezpieczenia) dojdzie do uszkodzenia lub utraty towaru, polisa pokryje związane z tym koszty – tłumaczy Jakub Gwiazdowski. 

Standardowa oferta ubezpieczeniowa może zawierać wyłączenia, w przypadku których odszkodowanie nie zostanie wypłacone. Mowa między innymi o szkodach powstałych w wyniku działania siły wyższej, ale również wydania przesyłki osobie nieuprawnionej lub nieprzestrzegania zaleceń zleceniodawcy dotyczących organizacji transportu. Część wyłączeń można uwzględnić w polisie, co wiąże się z podwyższeniem składki.

Firma spedycyjna - czy to się opłaca?

Jak tłumaczy Jakub Gwiazdowski z Transcash.eu, koszty prowadzenia działalności spedycyjnej zależą od wielu czynników: 

- Część z nich jest stała i wynika z faktu prowadzenia działalności, przy czym opłata licencyjna to kropla w morzu kosztów, które należy uwzględnić w biznesplanie. Spełnienie wymogu finansowego, choć wydaje się spory, w praktyce nie musi być przeszkodą, jeśli właściciel firmy ma np. własną nieruchomość. Spedytor pracujący wyłącznie w roli organizatora przewozu, a więc nie posiadający własnej floty, nie ponosi kosztów jej utrzymania czy eksploatacji. 

Popularnym wydatkiem jest natomiast dostęp do co najmniej jednej giełdy ładunków, co oznacza wydatek rzędu kilkuset złotych miesięcznie za korzystanie z każdej z nich. To, czy i ilu pracowników zatrudnia spedytor wynika ze skali działalności i przełoży się na jej koszty. Szacuje się, że obecnie średnie zarobki pracownika spedycyjnej wynoszą około 6 tysięcy zł brutto, ale system wynagradzania zależy od wielu czynników. Koszty prowadzenia firmy spedycyjnej mogą być różne, zwłaszcza w kontekście jej potencjału zarobkowego. Wykorzystanie go w pełni jest możliwe wyłącznie przez spedytorów z dobrą znajomością rynku i jego realiów. 

Transcash od kilkunastu lat dba o bezpieczeństwo finansowe firm z branży TSL. Specjalizujemy się w usługach z zakresu faktoringu dla przedsiębiorstw z sektora transportu w relacjach międzynarodowych i krajowych.