Krajowy System e-Faktur

• Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.
• e-Faktury wystawisz z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępnia Ministerstwo Finansów lub przy użyciu programów komercyjnych.
• Krajowy System e-Faktur (e-faktura) to kolejny etap wdrażania innowacyjnych e-usług administracji, ułatwiających rozliczenia między firmami i zapewniających im bezpieczeństwo rozliczeń.
• Takie działania są kluczowe dla jeszcze szybszej i efektywniejszej identyfikacji oszustw podatkowych, zwłaszcza karuzel VAT.

Co to jest KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) oznacza zmianę procesu wystawiania oraz odbierania faktur. System KSeF umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. 

Faktury ustrukturyzowane są sporządzane zgodnie z opracowanym przez Ministerstwo Finansów wzorem faktury w lokalnych programach finansowo-księgowych przedsiębiorców. Faktura po jej wystawieniu jest przesyłana z systemu finansowo-księgowego za pośrednictwem interfejsu (API) do centralnej bazy MF (KSeF), po czym jest dostępna w tym systemie i możliwa do pobrania przez kontrahenta.

Jak wystawisz fakturę w KSeF

Faktury ustrukturyzowane wystawisz:

• z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępnia Ministerstwo Finansów,
• przy użyciu programów komercyjnych.

Etapy wprowadzania KSeF

• 1 stycznia 2022 roku wprowadziliśmy Krajowy System e-Faktur jako rozwiązanie dobrowolne. Od tego momentu masz możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
• Komisja Europejska wyraziła zgodę na obowiązkową e-fakturę w Polsce, planujemy aby w 2023 roku Krajowy System e-Faktur stał się rozwiązaniem obligatoryjnym.

Czy muszę przystąpić do KSeF

Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (e-fakturę) z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF jest dobrowolne. 

Obecnie funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Kto korzysta z KSeF

• Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
• Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
• Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

e-faktura = szereg korzyści dla przedsiębiorców

• Zmniejszenie kosztów – faktury są przechowywane i archiwizowane w systemie KSeF przez 10 lat, nie ma konieczności przechowywania faktur w odrębnych systemach IT przedsiębiorców.
• Usprawnienie obrotu gospodarczego – wprowadzenie jednego standardu faktury: zamiana dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe = cyfryzacja i automatyzacja obiegu faktur między podatnikami oraz księgowania faktur u podatników.
• Zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami oraz wzajemnych rozliczeń – wystawiona faktura będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, co wpłynie na automatyzację procesów księgowych.
• Brak duplikatu faktur – nie ma możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury.
• Wgląd w ścieżkę obiegu faktury – pewność, że dotarła do kontrahenta, stała dostępność kontrahenta do faktur w systemie KSeF.
• Zwiększenie bezpieczeństwa podatkowego nabywców towarów lub usług.
• Jeden stały format faktury z danymi ułożonymi w porządku określonym we wzorze faktury – zredukowanie pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych oraz oszczędność czasu pracowników firm.
• Wystawianie faktur ustrukturyzowanych uprawnia podatnika do zwrotu VAT w skróconym o 1/3 terminie – z 60 do 40 dni.
• Uproszczenie rozliczania faktur ustrukturyzowanych korygujących in minus: u wystawcy z chwilą jej wystawienia, a u nabywcy, jeśli wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych – z chwilą jej otrzymania w KSeF.
• Przedsiębiorca wystawiający faktury w KSeF nie musi przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te są automatycznie dostępne dla administracji w KSeF.

Stawiamy na bezpieczeństwo

Uzyskanie dostępu do KSeF i wystawiania faktur ustrukturyzowanych odbywa się po uwierzytelnieniu podmiotów za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub Podpisu Zaufanego – bezpośrednio w KSeF. Zapewnia to bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.

Przedsiębiorcy niebędący osobami fizycznymi nie posiadający pieczęci kwalifikowanej mogą uzyskać dostęp do KSeF poprzez złożenie do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia (ZAW-FA) o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF. W ten sposób wyznaczana jest osoba fizyczna, która będzie zarządzać uprawnieniami elektronicznie w systemie. Formularz jest dostępny na stronie podatki.gov.pl.

Zachęcamy do korzystania z KSeF

Szczegóły dotyczące KSeF wraz z odpowiedziami na najczęściej pojawiające się pytania przedsiębiorców są dostępne na stronie podatki.gov.pl/ksef.

Dostawcy programów księgowych i finansowych wdrażający do swoich systemów fakturę ustrukturyzowaną mogą korzystać ze środowisk testowych, aby dostosować swoje systemy do wdrażanego rozwiązania. 

Korzystanie z opcjonalnego KSeF zwiększy komfort przedsiębiorcy w momencie wprowadzenia modelu docelowego, powszechnego, fakturowania elektronicznego w KSeF.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076)

Pytania dotyczące struktury logicznej e-Faktury FA(1) można kierować na adres: [email protected]