Kiedy zacząć windykację?

Posiadanie pełnej kontroli nad finansami to fundament skutecznego zarządzania firmą. Jednym z kluczowych aspektów tej kontroli jest umiejętność rozpoznania momentu, w którym warto rozpocząć działania windykacyjne. Przesądza on o skuteczności całego procesu odzyskiwania należności, pozwala uniknąć narastających problemów i zabezpieczyć przyszłość firmy.

Na dzisiejszym, wymagającym rynku przedsiębiorcy, niezależnie od branży, borykają się z wyzwaniami związanymi z dużą konkurencją, wymagającymi klientami i niską marżowością usług. Jeżeli dołożymy do tego jeszcze brak terminowego regulowania należności, to może to zachwiać nawet najbardziej stabilnymi firmami. Jak zatem zadbać o płynność i kiedy warto rozpocząć windykację?

Pierwszy dzwonek alarmowy: opóźnienia w płatnościach 

Zgodnie z prawem, wierzyciel ma prawo dochodzić swoich należności po upływie terminu płatności faktury. Jednak poza kwestiami prawnymi, weźmy także pod uwagę sytuację finansową naszego kontrahenta.

- W momencie, gdy pojawiają się problemy z płatnościami, przedsiębiorcy często zaczynają kolejkować swoich wierzycieli. Szybkie ustawienie się w tej „kolejce” zwiększa szanse na odzyskanie należności – mówi Damian Michalecki, lider obszaru obsługi klienta w Pactus.eu.

Bieżące śledzenie spływu należności od swoich kontrahentów oraz ich sytuacji finansowej to elementarne działania chroniące firmowe finanse. Pomocne mogą być tutaj biura informacji gospodarczej oraz giełdy wierzytelności, które dostarczają rzetelnych informacji na temat płynności finansowej przedsiębiorców działających na rynku.

Drugi dzwonek alarmowy: cisza na wezwania

Jeżeli po upływie terminu płatności kontrahent nie odpowiada na wezwania do zapłaty i unika rozmowy na temat zaległości, to sygnał, że sytuacja jest poważna. Brak reakcji na wezwania do zapłaty świadczy o tym, że problem może być głębszy, a nasze miejsce w kolejce po należności może być odległe. To moment, by podjąć zdecydowane kroki – i na przykład zwrócić się do wyspecjalizowanej firmy windykacyjnej.  Jak mówi ekspert z Pactus.eu:

- Przedsiębiorca z branży TSL, bez wcześniejszych negatywnych doświadczeń związanych z płatnościami, może łatwo wpaść w pułapkę przedawnienia należności. W przypadku zobowiązań wynikających z usług transportowych okres ten wynosi zaledwie rok. Krótki termin przedawnienia, długie terminy płatności oraz stale wydłużający się czas oczekiwania na przelew sprawiają, że zwlekanie z podjęciem działań windykacyjnych może prowadzić do poważnych strat finansowych.

Drobne długi – duży problem

Zbyt często przedsiębiorcy bagatelizują drobne zaległości, licząc na to, że to tylko chwilowe przeoczenie. W rzeczywistości niewielkie opóźnienia, występujące u wielu kontrahentów, mogą z czasem przerodzić się w poważny problem. Ekspert Pactus.eu informuje, że średnia wartość wierzytelności przekazywanej do ich obsługi wynosi około 4000 zł brutto, a im szybciej firma podejmie działania windykacyjne, tym łatwiej jest odzyskać należności i zapobiec ich dalszemu narastaniu. Odpowiednia reakcja w początkowej fazie problemu daje większą szansę na odzyskanie całości należnych środków.

Lepiej zapobiegać niż leczyć

Firmy, które regularnie borykają się z opóźnieniami ze strony tych samych kontrahentów, powinny rozważyć wprowadzenie bardziej rygorystycznych procedur. Jasno określone zasady płatności i stałe monitorowanie należności to kluczowe elementy, które pozwolą uniknąć powtarzających się problemów. Jak mówi ekspert z Pactus.eu:

- W przypadku, gdy kontrahent ponownie opóźnia płatności, szybkie działania windykacyjne pozwolą uniknąć poważniejszych komplikacji. Warto pamiętać, że odpowiednia prewencja jest tańsza i skuteczniejsza niż leczenie rozrastających się problemów.

Czas to pieniądz!

W przypadku problemów z płatnościami, kluczowe jest podjęcie działań w jak najkrótszym czasie. Szybka decyzja o rozpoczęciu windykacji zwiększa szanse na odzyskanie pełnej kwoty należności, a także ma wymierny wpływ na koszt procesu windykacyjnego. 

- Większość profesjonalnych firm windykacyjnych uzależnia swoje wynagrodzenie od stopnia przeterminowania zobowiązania. Im dłużej czekamy z podjęciem działań, tym bardziej skomplikowany staje się proces odzyskiwania należności, co wiąże się z wyższymi kosztami dla wierzyciela – mówią ekspercki z Pactus.eu.

Wczesna interwencja pozwala zatem zaoszczędzić na kosztach windykacji i zwiększa szanse na odzyskanie środków w pełnej wysokości.

Windykacja bez konfliktu

Warto pamiętać, że proces windykacyjny nie musi prowadzić do konfliktu z klientem. Odpowiednia komunikacja oraz szybkie, profesjonalne działanie pozwalają rozwiązać problem w sposób efektywny i bez zbędnych napięć. 

- W praktyce około 60% spraw trafiających do naszej obsługi udaje się rozwiązać bez sięgania po jakiekolwiek sankcje, w tym między innymi wystawienia długu na Giełdzie Wierzytelności. Jesteśmy świadomi, z jakimi problemami boryka się przedsiębiorca działający w branży TSL. Dlatego nasze działania są ukierunkowane na budowanie porozumienia pomiędzy wierzycielem a płatnikiem, a nie pogłębianie konfliktu – informuje ekspert Pactus.eu. 

Decyzja o rozpoczęciu działań windykacyjnych zależy od wielu czynników, ale najważniejsze jest, by nie zwlekać, gdy pojawią się pierwsze oznaki opóźnień w płatnościach. Niezależnie od  wielkości firmy, warto także mieć przygotowany plan działania na wypadek opóźnionych płatności, aby móc skutecznie poradzić sobie z takim wyzwaniem.

Pactus.eu to firma specjalizująca się w windykacji należności w branży transportu, spedycji i logistyki, która działa z poszanowaniem etyki biznesowej. Jej celem jest skuteczne odzyskiwanie należności w sposób, który nie narusza relacji między wierzycielem a dłużnikiem. Dzięki profesjonalizmowi, doświadczeniu i nowoczesnym narzędziom Pactus.eu oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie dochodzenia należności o każdym stopniu przeterminowania. Pactus.eu odzyskuje należności, budując mosty, a nie bariery.