Biuro przyszłości – inteligentne, elastyczne i empatyczne

Z raportu Walter Herz - 26 trendów biurowych na 2026 rok, opracowanego wspólnie z partnerami wynika, że biuro przyszłości redefiniuje rolę miejsca pracy. Przestrzeń biurowa zyskuje nową funkcję, staje się doświadczeniem i strategicznym narzędziem rozwoju organizacji. 

Jako element tożsamości firmy, wspiera kulturę organizacyjną, dobrostan pracowników oraz przewagę konkurencyjną. W centrum zmian znajduje się człowiek, technologia i zrównoważony rozwój. Proces ewolucji napędzają trzy trendy: transformacja powierzchni, automatyzacja i integracja technologiczna oraz humanizacja pracy w erze sztucznej inteligencji.

Dział HR oraz Administracja zyskują natomiast funkcję strategicznego lidera zmian, planującego posunięcia niczym Królowa Szachowa. Ich zadaniem jest koordynacja wdrażania innowacji, ESG, zarządzanie kulturą organizacyjną, doświadczeniem pracownika oraz budowanie spójnego i przyjaznego ekosystemu pracy. 

– Biuro to dziś nie tylko koszt operacyjny, ale strategiczna inwestycja w ludzi, kulturę i reputację firmy. Przestrzeń staje się narzędziem budowania zaangażowania, innowacji i odporności organizacji. Firmy, które postrzegają w ten sposób miejsce pracy zyskują przewagę na rynku. W raporcie ”26 trendów biurowych na 2026 rok”, naświetlamy kierunek, w jakim zmierza sektor biurowy, jak również wskazujemy konkretne rozwiązania dla działów Administracji i HR, dotyczące wdrażania zmian w przestrzeni biurowej – podkreśla Magdalena Zagrodnik, Partner / Board Member w Walter Herz. 

Przestrzeń – biuro jako doświadczenie i symbol marki 

– Biura przyszłości to żywe ekosystemy, w których przestrzeń wspiera rozwój zespołów, kreatywność i relacje. Miejsce pracy staje się nośnikiem tożsamości organizacji oraz jednym z najistotniejszych narzędzi employer brandingu – mówi Michał Orłowski, Director / Head of Leasing and Asset Management w Karimpol Polska. 

Nowoczesne biura są elastyczne, dopasowane do hybrydowego stylu pracy i zintegrowane z miejską infrastrukturą. Rosnący segment biur elastycznych (flex) pozwala firmom szybko skalować działalność, testować nowe rynki i reagować na zmiany biznesowe. Flexy stają się rynkowym standardem, oferując pełną obsługę, niższy próg wejścia i krótsze zobowiązania.

Na znaczeniu zyskuje komfort, ergonomia i wellbeing. Trend Biophilic Design 2.0 wprowadza naturę do przestrzeni pracy. Zieleń, światło dzienne i naturalne materiały poprawiają koncentrację, redukują stres i wzmacniają poczucie dobrostanu. Ergonomia obejmuje dziś całe środowisko, od biurek z regulacją, po strefy ruchu i rozwiązania dla osób neuroatypowych.

Jednocześnie, zrównoważony rozwój (ESG) staje się wymaganym standardem. Budynki wyposażane są w panele fotowoltaiczne, systemy odzysku ciepła, inteligentne zarządzanie mediami i infrastrukturę dla elektromobilności. Odporność energetyczna biur to, nie tylko ekologia, ale realna przewaga konkurencyjna, która wpływa na poziom kosztów operacyjnych i wizerunek firmy. 

Technologia – cyfryzacja i inteligentne zarządzanie   

Biuro 2026 roku to cyfrowy organizm, w którym technologia działa w tle, dbając o komfort, efektywność i bezpieczeństwo. Systemy oparte na AI, IoT i BMS integrują zarządzanie oświetleniem, klimatem, energią i dostępem. Dane w czasie rzeczywistym stają się podstawą predykcyjnego zarządzania i optymalizacji kosztów. Działy administracji stają się natomiast centrami analizy danych, a nie tylko obsługi operacyjnej.

Nowa generacja technologii komunikacyjnych zmienia sposób współpracy i organizacji spotkań. Inteligentne sale z funkcjami auto-framingu, voice trackingu i redukcji szumów czynią komunikację hybrydową płynną i naturalną. Standardem staje się model BYOM (Bring Your Own Meeting), który umożliwia łączenie się z dowolnego urządzenia i platformy jednym kliknięciem.

Przyszłość wizualizacji w biurach tworzą interaktywne przeszklenia i nowoczesne ekrany LED zintegrowane z przestrzenią, szklane ściany z funkcją ekranu lub interaktywnego panelu. Technologia przenika architekturę, czyniąc przestrzeń bardziej dynamiczną i estetyczną. 

Cyfryzacja wspiera także bezpieczeństwo w budynkach. Systemy biometryczne, monitoring AI oraz rozwiązania służące cyberbezpieczeństwu pozwalają na skuteczną ochronę danych i ciągłość operacji. – Wielowymiarowe bezpieczeństwo, fizyczne, sanitarne i cyfrowe staje się jednym z najważniejszych elementów zarządzania nieruchomościami – przyznaje Joanna Piechota-Flinik z Grupy Impel.

Rola AI   

W centrum biura 2026 pozostaje człowiek i relacje międzyludzkie. Sztuczna inteligencja nie zastępuje ludzi, lecz wzmacnia ich potencjał, automatyzując rutynowe zadania i pozwalając skoncentrować się na kreatywności i rozwoju.

W biurach przyszłości AI wspiera także personalizację kariery. Systemy analizują umiejętności, potrzeby oraz tempo rozwoju pracowników, budując indywidualne ścieżki kompetencyjne. Zamiast rocznych ocen pojawia się ciągłe, oparte na danych wsparcie rozwojowe. 

W nadchodzącym czasie zmieni się również rola liderów. Z nadzorców stają się mentorami i moderatorami dla zespołów, kształtując kulturę empatii, autonomii i zaufania. Organizacje przechodzą na model skill-based workforce, w którym liczą się kompetencje, a nie stanowiska. Rosnąca rola wellbeing i poczucia sensu sprawia, że firmy inwestują w programy mental fitness, digital detox i coaching odporności. Dobrostan staje się mierzalnym wskaźnikiem efektywności.

Biuro 2026 to przestrzeń, która nie tylko wspiera produktywność, ale także buduje tożsamość i odporność organizacyjną firmy, stając się kluczowym narzędziem strategicznym.

o Walter Herz

Walter Herz jest wiodącym na rynku, polskim podmiotem, prowadzącym działalność w sektorze nieruchomości komercyjnych na terenie Polski. Firma świadczy kompleksowe i strategiczne usługi doradcze od 2012 roku. Eksperci Walter Herz doradzają inwestorom, właścicielom nieruchomości i najemcom. Zapewniają pełną obsługę, zarówno firmom z sektora prywatnego, jak i publicznego. Doradcy Walter Herz wspierają klientów w poszukiwaniu i wynajmie powierzchni biurowych oraz świadczą usługi doradcze przy realizacji projektów inwestycyjnych w sektorze magazynowym, biurowym, handlowym i hotelowym. 

Firma ma siedzibę w Warszawie i prowadzi oddziały regionalne w Krakowie i Trójmieście. Walter Herz jest twórcą Akademii Najemcy, pierwszego w Polsce projektu, który wspiera i edukuje najemców powierzchni komercyjnych z całej Polski poprzez organizację specjalistycznych spotkań szkoleniowych. W trosce o najwyższy poziom etyczny świadczonych usług wprowadziła Kodeks Dobrych Praktyk. 

W 2016 roku firma Walter Herz zdobyła nagrodę CIJ EUROPE w kategorii Rising Star of the Year. Zyskała też tytuł Najlepszej Lokalnej Agencji Roku 2022 w konkursie CIJ AWARDS organizowanym w Polsce, a następnie zwyciężyła na poziomie regionalnym w Europie Środkowej i Wschodniej w konkursie podczas 8. edycji HOF Awards zdobywając tytuł Best of the Best Local Real Estate Agency of the Year. W 2024 roku po raz drugi zdobyła nagrodę Best Local Real Estate Agency of the Year.