Najczęstsze błędy w umowach i fakturowaniu, które utrudniają otrzymanie płatności

W branży TSL opóźnienia w płatnościach to codzienność. Wiele firm zakłada, że wystarczy dobrze wykonać usługę, by otrzymać za nią wynagrodzenie. Rzeczywistość pokazuje jednak coś innego – nawet najlepsza jakość usług nie gwarantuje sprawnego przelewu, jeśli w dokumentacji pojawią się błędy lub nieścisłości, a problemy te dotyczą zarówno transportów krajowych, jak i międzynarodowych.

Do Pactus.eu bardzo często trafiają sprawy, w których usługa została wykonana prawidłowo, ale przez błędy formalne lub źle skonstruowaną dokumentację pojawiają się poważne trudności z wyegzekwowaniem zapłaty. To sytuacje, w których nie można jednoznacznie powiedzieć, że roszczenie jest bezpodstawne, ale jego uzyskanie może być znacznie bardziej czasochłonne lub kosztowne.

Umowa zawarta z jednym podmiotem, faktura wystawiona na inny

Częsty błąd spotykany w praktyce to rozdzielenie podmiotów: zlecenie pochodzi od firmy A, ale faktura wystawiana jest na firmę B – np. klienta końcowego lub podmiot powiązany kapitałowo. Co do zasady, taka konstrukcja umowy nie jest sprzeczna z prawem - musimy jednak być bardzo czujni i sprawdzić, czy płatnikiem naszej usługi nie jest firma o wątpliwej moralności płatniczej. 

- Jeśli płatnikiem faktury za wykonaną usługę jest podmiot, który jest powszechnie uznawany za dłużnika, możemy się spodziewać, że taka konstrukcja umowy może mieć na celu tak naprawdę wyłudzenie wykonania usługi – wyjaśnia Jacek Dżumak, specjalista do spraw windykacji z Pactus.eu. 

To szczególnie dotkliwy problem, gdy wierzyciel decyduje się na skierowanie sprawy do sądu – nawet uzyskanie prawomocnego nakazu zapłaty wobec firmy pogrążonej w długach nie daje gwarancji odzyskania należności za wykonany przewóz, a brak środków po stronie dłużnika może skutecznie uniemożliwić wypłatę przewoźnego.

Błędy w fakturach nie unieważniają roszczenia – ale mogą opóźnić płatność

Faktura z formalnym błędem nie przekreśla prawa do zapłaty, ale może dać płatnikowi pretekst do wstrzymania przelewu. Najczęstsze uchybienia w tym zakresie to:

• błędne dane odbiorcy lub brak wskazania zleceniodawcy,

• brak numeru zlecenia lub powiązania z konkretnym transportem,

• niepełne opisy usług,

• pomyłki w stawce VAT lub błędna waluta,

• błędny kurs przeliczenia przewoźnego, np. zastosowanie kursu z niewłaściwego dnia lub z innego źródła niż przewidziane w zleceniu.

 - Takie drobne błędy są często wykorzystywane jako sposób na „kupienie czasu”. Dłużnik odmawia płatności, żąda korekty, przesuwa termin – a wszystko to w granicach formalnie uzasadnionych wątpliwości. W efekcie firma czeka na płatność tygodniami lub miesiącami – mówi Jacek Dżumak z Pactus.eu. 

Karne terminy i formalne pułapki w zleceniach

W zleceniach przewozu pojawiają się często dodatkowe wymogi formalne, np. konieczność doręczenia kompletu dokumentów (faktury, CMR, listu przewozowego) w bardzo krótkim czasie po wykonaniu usługi – np. w ciągu 3 dni roboczych. Brak ich dotrzymania może skutkować automatycznym przesunięciem terminu płatności.

- W takich przypadkach wystarczy jeden dzień opóźnienia w dosłaniu dokumentów, by termin zapłaty został formalnie odsunięty o kolejne tygodnie. To realne ryzyko utraty płynności finansowej dla przewoźnika, który przecież już poniósł koszty realizacji usługi – zaznacza ekspert z Pactus.eu. 

Powszechną i dopuszczalną praktyką zleceniodawców jest wplatanie w warunki zlecenia zapisów mówiących o konieczności doręczenia faktury i dokumentów przewozowych na adres korespondencyjny, który jest odmienny od adresu prowadzonej działalności. W przypadku niespełnienia tego wymogu narażamy się na możliwość podważenia momentu rozpoczęcia naliczania terminu płatności faktury, który najczęściej jest momentem doręczenia kompletu dokumentów na zgodny ze zleceniem adres. Stąd - jak radzą eksperci z Pactus.eu - warto te warunki zawsze dokładnie przeanalizować – a jeśli są niekorzystne, negocjować przed przyjęciem zlecenia.

Nieprecyzyjne lub niezgodne z prawem kary umowne

Kary umowne w transporcie stały się powszechnym elementem zleceń, jednak wiele z nich jest skonstruowanych w sposób nieprawidłowy. Przykładem są postanowienia, które określają karę jedynie w przybliżony sposób – np. „do wysokości przewoźnego”. Taki zapis nie spełnia wymogu precyzyjnego określenia wysokości kary umownej lub sposobu jej wyliczenia, co może czynić go niewiążącym i łatwym do zakwestionowania w razie sporu.

- Takie zapisy są problematyczne ponieważ nie pozwalają jednoznacznie określić wysokości kary już w momencie zawierania umowy. A to jest warunek, który musi być spełniony, by kara umowna była skuteczna. W przeciwnym razie może być uznana za nieważną – tłumaczy Jacek Dżumak.

Szczególną ostrożność należy zachować w przypadku kar za opóźnienie na rozładunek w transporcie międzynarodowym. Choć często pojawiają się w umowach, ich egzekucja jest mocno ograniczona.

- Konwencja CMR dopuszcza możliwość dochodzenia roszczenia odszkodowawczego – a nie tytułem kary umownej – za opóźnienie, ale jedynie przez faktycznego nadawcę bądź odbiorcę przesyłki. Zleceniodawca, który próbuje egzekwować karę umowną w transporcie międzynarodowym za opóźnienie w rozładunku, działa bez podstawy prawnej – przypomina specjalista ds. windykacji z Pactus.eu. 

Dokumentacja - wszystko musi się zgadzać

Brak podpisanego dokumentu przewozowego (np. listu CMR) lub brak jego jednoznacznego powiązania z wystawioną fakturą to jedna z częstszych przyczyn odmowy zapłaty. Zdarza się również, że przewoźnicy przesyłają skany lub zdjęcia dokumentów, które są nieczytelne lub nie zawierają podpisu odbiorcy – co w praktyce może zostać potraktowane jako brak dowodu wykonania usługi.

- Warto jednak stanowczo podkreślić: takie uchybienia w dokumentacji nie pozbawiają przewoźnika prawa do wynagrodzenia za należycie wykonaną usługę. Mogą jednak zostać wykorzystane przez kontrahenta jako podstawa do zakwestionowania zasadności płatności – zwłaszcza jeśli warunki współpracy określały precyzyjne wymogi co do formy i kompletności dokumentów. W przypadku sporu dotyczącego formalnych braków, wiele firm windykacyjnych odmawia prowadzenia sprawy, uznając ją za wierzytelność sporną – mówi Jacek Dżumak z Pactus.eu. 

W takich sytuacjach jedyną drogą do odzyskania należności może być postępowanie przed niezawisłym sądem.

Formalności to tarcza, nie biurokracja

W codziennej praktyce transportowej łatwo uznać dokumentację za zbędny ciężar. Ale to właśnie dobrze skonstruowana umowa, prawidłowo wystawiona faktura, klarowny przepływ dokumentów i realistyczne terminy chronią interesy przewoźnika.

- W windykacji nie wygrywa ten, kto wykonał usługę najlepiej, ale ten, kto może to udowodnić w sposób niebudzący wątpliwości. Naszym zadaniem, jako partnera windykacyjnego jest nie tylko odzyskiwanie pieniędzy, ale również uświadamianie firm, jak mogą zabezpieczyć się na etapie zawierania umowy i fakturowania – podkreśla Jacek Dżumak. 

Pactus.eu to firma specjalizująca się w windykacji należności w branży transportu, spedycji i logistyki, która działa z poszanowaniem etyki biznesowej. Jej celem jest skuteczne odzyskiwanie należności w sposób, który nie narusza relacji między wierzycielem a dłużnikiem. Dzięki profesjonalizmowi, doświadczeniu i nowoczesnym narzędziom Pactus.eu oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie dochodzenia należności o każdym stopniu przeterminowania. Pactus.eu odzyskuje należności, budując mosty, a nie bariery.