1) Zlecenie świadectwa zbyt późno
Klasyczny scenariusz: umówiony notariusz, kupujący „na już”, a świadectwa jeszcze nie ma. Efekt to presja czasowa i ryzyko, że dokument nie będzie gotowy przed podpisaniem umowy. Najbezpieczniej zlecić świadectwo na etapie przygotowywania oferty (sprzedaż) albo przed uzgodnieniem terminu podpisania umowy (najem).
2) Brak jasnego celu: sprzedaż, najem, lokal czy budynek
Świadectwo sporządza się dla konkretnego przedmiotu: lokalu, części budynku albo całego budynku. Właściciele czasem proszą „o świadectwo do mieszkania”, a w tle pojawia się np. dom z wydzielonym lokalem albo budynek z lokalem użytkowym. Im wcześniej zostanie doprecyzowane, czego dotyczy dokument i do jakiej transakcji ma służyć, tym mniej poprawek i pytań po drodze.
3) Dane „na oko” zamiast rzetelnych informacji
Często spotykany problem to podawanie przybliżonych danych: metrażu „około”, roku budowy „mniej więcej”, ogrzewania „chyba miejskie”. Te pozornie drobne nieścisłości potrafią wydłużyć przygotowanie świadectwa, bo wykonawca musi wracać z pytaniami lub weryfikować informacje. Warto przygotować konkretne dane: powierzchnię użytkową, sposób ogrzewania, ciepłą wodę, wentylację, informacje o modernizacjach.
4) Pomijanie modernizacji energetycznych
Właściciel wspomina o remoncie, ale nie mówi o wymianie okien, dociepleniu, zmianie źródła ciepła czy montażu klimatyzacji/pompy ciepła. To błąd, bo takie zmiany mają znaczenie dla charakterystyki energetycznej. Brak informacji nie pomaga — prowadzi do dodatkowych ustaleń, a czasem do potrzeby ponownego przejścia przez część danych.
5) Założenie, że „stare świadectwo wystarczy zawsze”
Świadectwo jest ważne co do zasady 10 lat, ale może wymagać aktualizacji wcześniej, jeśli wykonano prace wpływające na charakterystykę energetyczną. Właściciele często zakładają, że skoro dokument ma datę sprzed kilku lat, to na pewno jest „ok”. Przed wykorzystaniem w transakcji warto sprawdzić: datę oraz to, czy od sporządzenia nie było zmian wpływających na zużycie energii.
6) Wybór wykonawcy wyłącznie po najniższej cenie
Najniższa cena może być kusząca, ale w praktyce ważniejsze są: poprawność formalna, czytelna komunikacja, zakres zbieranych danych i możliwość szybkiego wyjaśnienia wątpliwości. W transakcjach liczy się przewidywalność — a oszczędność kilkudziesięciu złotych potrafi kosztować dużo więcej, jeśli przez braki formalne przesuwa się podpisanie umowy.
7) Brak przygotowania dokumentów pomocniczych (gdy są dostępne)
Nie zawsze potrzebna jest pełna dokumentacja techniczna, ale jeśli właściciel ma rzut, projekt, kartę lokalu od dewelopera, informacje o źródle ciepła czy parametrach okien — warto je zebrać zawczasu. To przyspiesza pracę i zmniejsza liczbę pytań ze strony audytora.
8) Nieustalenie formy przekazania dokumentu
W praktyce świadectwo może być przekazane w formie elektronicznej lub papierowej (z zachowaniem wymogów formalnych). Właściciele często dopiero na końcu orientują się, że potrzebują określonej formy, bo tak umówili się z kupującym/najemcą lub mają określony sposób procedowania dokumentów. Warto to ustalić od razu.
9) Zostawienie pytań bez odpowiedzi w trakcie przygotowania świadectwa
Część opóźnień wynika nie z samego opracowania, tylko z tego, że właściciel odpowiada na pytania po kilku dniach albo „wróci do tematu później”. Jeśli termin transakcji jest blisko, szybkie doprecyzowanie danych jest kluczowe.
10) Brak „spięcia” procesu przez osobę odpowiedzialną po stronie wykonawcy
W praktyce najsprawniej przebiega to wtedy, gdy po stronie wykonawcy jest jedna osoba, która spina cały proces: od zebrania danych, przez weryfikację informacji, aż po przekazanie dokumentu w formie gotowej do wykorzystania przy sprzedaży lub najmie. W firmach, które mają poukładany standard pracy, taką rolę pełni zwykle główny audytor energetyczny — przykładowo Jan Wiśniewski nadzoruje przygotowanie świadectw i dba o to, żeby właściciel nie został z listą niejasnych pytań na końcu, tylko dostał jasne wymagania i sprawnie domknięty dokument. Z perspektywy klienta to po prostu mniej nerwów, mniej „dopytywania” i mniejsze ryzyko opóźnień przed podpisaniem umowy.
Najlepsza metoda uniknięcia większości błędów jest prosta: zlecić świadectwo wcześniej, przekazać komplet rzetelnych danych (zwłaszcza o ogrzewaniu i modernizacjach) i wybrać wykonawcę, który jasno komunikuje proces oraz wymagania. Dzięki temu świadectwo nie staje się „problemem na końcu”, tylko normalnym elementem przygotowania nieruchomości do transakcji.
